¿Qué es un RFQ?

UN RFQ, una solicitud de cotización, es un proceso formal utilizado por las empresas para invitar a proveedores o vendedores a presentar una oferta para suministrar bienes o servicios específicos. El objetivo principal de la solicitud es obtener ofertas competitivas de varios proveedores con el fin de seleccionar la oferta más adecuada, en términos de precio, coste, calidad y otros factores relevantes. Las peticiones de oferta suelen utilizarse cuando los requisitos de compra son claros y están bien definidos, lo que permite a los proveedores ofrecer presupuestos precisos y comparables. Por su parte, el comprador necesita información detallada sobre los precios de los productos o servicios solicitados.

¿Cómo es el proceso de un RFQ?

El ciclo de estados de una solicitud de cotización es el proceso que sigue desde su creación hasta su finalización.

Como se muestra en la siguiente imagen, el evento RFQ puede pasar por diferentes estados:

• Borrador: Se refiere a la versión preliminar de un RFQ. Significa que un usuario ha iniciado el proceso de creación de un evento y se ha guardado en cualquier paso del proceso de creación. El evento sigue siendo editable y puede editarse tantas veces como desee el usuario comprador. El borrador se revisa y puede modificarse en función de los comentarios de las partes interesadas de la empresa. Este borrador se puede eliminar.
• Publicado: Se refiere a un RFQ que se ha cumplimentado siguiendo los 5 pasos (los veremos con más detalle en la siguiente sección). Esto marca el inicio formal del proceso de solicitud de cotización. Los compradores y proveedores pueden verlo publicado en Eventos Programados y los proveedores reciben sus invitaciones por correo electrónico. Los usuarios compradores pueden cancelar el evento publicado y permanecerá publicado en la sección de eventos programados, pero en estado cancelado. Los proveedores invitados reciben notificaciones por correo electrónico para avisar de que el evento ha sido cancelado. El evento puede ser público (abierto a todos los proveedores registrados) o privado (sólo los proveedores pueden participar mediante invitaciones).
• En vivo: Se refiere a un evento RFQ que se ha emitido y está en vivo, lo que significa que está abierto a las respuestas de los proveedores potenciales. Durante esta fase, los proveedores están preparando y enviando sus ofertas en función de los requisitos establecidos en la solicitud de cotización. Los compradores y proveedores pueden supervisar el evento en la Consola Live y realizar determinadas acciones. Los compradores pueden cambiar el límite de precio de los lotes e invitar a más proveedores. Los proveedores pueden crear presupuestos y editar su propio presupuesto. 
• Evaluación: Se refiere a la etapa en la que las cotizaciones enviadas por los proveedores son revisadas y evaluadas por el comprador, en la sección "comparar y adjudicar" en la consola en vivo. Si el evento finaliza sin respuestas, se descartan todas las respuestas o no se adjudica ninguna cotización, pasa a estado nulo.
• Adjudicado: Se refiere a la fase final del proceso de RFQ, en la que se concede el contrato o acuerdo al proveedor o proveedores seleccionados. Este estado indica que se ha completado la evaluación de las ofertas presentadas y se ha tomado una decisión sobre qué proveedor o proveedores cumplirán la solicitud de cotización.

¿Dónde se pueden encontrar y gestionar la creación de eventos RFQ?

Para gestionar las peticiones de oferta, el usuario debe ir al menú del backoffice

Contratación -> Gestión de eventos -> Crear evento de contratación -> Petición de oferta

¿Quién puede gestionar un RFQ?

En un evento RFQ tendremos, por ejemplo, compradores y proveedores, lo que implica diferentes tipos de roles, permisos, acciones y vistas de consola. Todos estos permisos, y roles de nombres pueden ser configurados.

A modo de ejemplo ilustrativo, un usuario con el rol "Comprador RFQ" o "Comprador" puede crear y gestionar todos los aspectos de una solicitud de cotización.

Por otro lado, un usuario que tenga un rol de "Proveedor" puede participar en eventos de RFQ enviando presupuestos y gestionando todos los aspectos de su rol de proveedor.

Creación de un evento de petición de oferta:

Al crear un evento, el usuario comprador primero tendrá que ir al backoffice Menú a Abastecimiento -> Gestión de eventos -> Crear evento de aprovisionamiento -> RFQ

Aquí el usuario comprador debe rellenar la información para:

Paso 1: Detalles del acontecimiento

• Detalles del evento -> RFQ
• Nombre del evento -> el usuario debe escribir el nombre que mejor resuma el evento, que sea visible para los proveedores y que sirva como identificador único del evento.
• Descripción del evento -> el usuario debe escribir una descripción del evento, que resuma lo mejor posible la información sobre este tipo de evento.

Es importante tener en cuenta que toda la información (nombre del evento y descripción del evento) debe introducirse en los diferentes idiomas configurados (por ejemplo EN - Inglés, ES- Español) y que ninguno de los campos debe dejarse en blanco.

Para ello hay un icono en la parte inferior derecha "Traducir". Al hacer clic se pueden encontrar todos los idiomas configurados que necesitan información.

Paso 2: Términos

Condiciones específicas del acontecimiento, incluidos el calendario, la divisa y otros términos esenciales:

Tiempo:

• Hora de inicio del evento: el usuario debe especificar la fecha y hora exactas en las que está previsto que comience su evento.
• Ventana de respuesta del proveedor: se refiere al plazo que tiene el proveedor para enviar su presupuesto. Es un valor numérico, el comprador debe introducir un número, que puede ser días u horas. La unidad mínima es 1 día / 1 hora.
• Fecha de vencimiento de la oferta: Una vez que los proveedores presentan su oferta, dentro de la ventana de respuesta del proveedor previamente definida, existe una fecha límite para evaluar y adjudicar una oferta. Esta sería la fecha de caducidad de la oferta. Es decir, una vez presentadas las ofertas dentro del plazo, éstas siguen siendo válidas y deben ser evaluadas y adjudicadas antes de la fecha de caducidad de una oferta. Si no se adjudica ninguna y la fecha expira, el evento pasa a estado "nulo".

Visualización: El usuario comprador debe seleccionar una opción sí/no para permitir o no al proveedor comparar su rendimiento de cotización a través de un gráfico anónimo.

Moneda: El usuario deberá seleccionar la moneda en la que se van a recibir las cotizaciones. Por defecto, existen seis tipos de divisa: EUR, GBP, JPY, MXN, PEN, USD.

Términos y documentación: Esta sección es para subir documentos o archivos que puedan ser necesarios o interesantes para apoyar el evento de RFQ (términos, condiciones, características específicas de los compradores, etc).

Paso 3: Lotes de aprovisionamiento

En este paso, el usuario comprador debe definir los lotes de aprovisionamiento para el evento RFQ.

Por lote se entiende una cantidad específica o un lote de bienes o servicios que se agrupan a efectos de la solicitud de cotización. Esta agrupación puede basarse en características similares, uso previsto o necesidades de adquisición. El concepto de lotes se utiliza para organizar y simplificar el proceso de licitación y adquisición, permitiendo a los proveedores proporcionar precios y otros detalles para partes definidas del requisito global. Un lote puede contener uno o varios artículos.

Cada artículo del lote se refiere a un producto, servicio o unidad de medida individual específico dentro de un lote determinado. Básicamente, un lote es una colección o lote de artículos agrupados en función de determinados criterios, y los artículos individuales del lote son los distintos componentes que lo forman.

En el backoffice, cuando añada un artículo dentro de un lote, se pedirá al usuario que seleccione un producto, la cantidad solicitada y la unidad de medida.

A continuación, el usuario debe rellenar la información de "condiciones del lote", donde puede establecer el límite de precio, que es el precio máximo que el proveedor puede ofrecer por un lote determinado, y luego puede elegir si este precio es por una unidad o por todo el lote.

Por ejemplo, imagine que el artículo de lote para el Lote 1 es 33kg de Aguacate Premium, el usuario puede establecer un límite de precio para 1kg de aguacate premium (unidad) o los 33kg (lote). Si un lote tiene dos o más artículos de lote no es posible seleccionar la opción de precio por unidad.

A continuación, el usuario debe seleccionar la fecha de entrega esperada, que es un intervalo de fechas.

El usuario comprador puede añadir una opción de entrega, que es un conjunto de combinaciones de términos e información de ubicación que se proporcionan opcionalmente para cada lote. El proveedor puede decidir a qué opción adherirse.

Los usuarios pueden añadir Incoterms (International Commercial Terms), que son un conjunto de términos comerciales estandarizados publicados por la Cámara de Comercio Internacional (CCI) que definen las responsabilidades de compradores y vendedores en las transacciones internacionales. Especifican quién es responsable de los distintos aspectos del comercio, como el coste del transporte, el seguro y el despacho de aduanas, así como el momento en que el riesgo se transfiere del vendedor al comprador.

La versión más reciente, Incoterms 2020, incluye 11 términos, cada uno designado por una abreviatura de tres letras, como EXW (Ex Works), FOB (Free On Board) y CIF (Cost, Insurance, and Freight). Estos términos se agrupan en dos categorías principales en función del modo de transporte: términos aplicables a cualquier modo de transporte y términos específicos del transporte marítimo y fluvial.

Después de seleccionar una opción incoterm, el usuario debe establecer una punto de entrega acordado y encontrará un desplazamiento hacia abajo con todos los países para seleccionar, el comercio y los lugares de transporte se refieren a los puertos, ciudades y lugares de transporte.

A continuación, el usuario debe seleccionar un destino final, que es la instalación o el lugar donde se almacenará finalmente la mercancía.

El destino final es una de las direcciones almacenadas en la colección de direcciones de la empresa compradora.

Por último, el usuario debe rellenar los costes asociados del comprador, que se refieren a los gastos de transporte de la mercancía desde el punto de entrega acordado hasta el destino final según el incoterm seleccionado.

Este coste se aplica por unidad de artículo de lote o lote completo según el tipo de precio configurado en el lote.

Las opciones de entrega se pueden crear, editar y eliminar en estado de borrador y de evento publicado.

Paso 4: Proveedores

Este paso sirve para invitar a las empresas proveedoras a participar en su evento de RFQ.

Un RFQ es una solicitud formal enviada por un comprador a proveedores potenciales, invitándoles a presentar una oferta para suministrar bienes o servicios.

Para invitar a empresas proveedoras a participar en su evento RFQ, en el backoffice el usuario debe seleccionar la privacidad del evento deseada (público o privado) e iniciar el proceso de invitación.

En el backoffice, por defecto, el evento se selecciona como privado.

Si es privado sólo puede acceder el proveedor invitado. Si es público permite participar a todos los proveedores registrados en la plataforma pero también existe la posibilidad de enviar invitaciones a las empresas deseadas.

Cuando se publique el evento, las invitaciones se enviarán por correo electrónico y los proveedores invitados recibirán sus invitaciones digitales.

Paso 5: Revisión

En esta sección, puede ver una revisión de todas las opciones anteriores que había seleccionado y comprobar que todo está en orden. Si desea cambiar o editar algo, puede volver a los pasos anteriores y cambiarlo antes de que se publique. Toda la información/opciones seleccionadas se guardan como borrador, por lo que siguen siendo editables. El usuario puede entrar tantas veces como quiera y editar e introducir cambios.Si todo está bien, el usuario comprador puede publicar el evento. Una vez publicado el evento los usuarios comprador y proveedor tienen acceso a la consola en vivo para previsualizar el evento y realizar determinadas acciones. Una vez publicado el evento, se envían las invitaciones a los proveedores.

Después de revisar y de que todo esté en orden, puedes hacer clic en publicar, ¡y tu evento pasará a estar publicado!

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